Interne Kommunikation

Gestern habe ich ja in meinem Neujahrsblogeintrag angekündigt, dass ich als nächstes über interne Kommunikationswege im Zusammenhang mit Hierarchien/Leitungssystemen schreiben will. Hier ist das Ergebnis:


Wie bereits vorgestellt, läuft die digitale Kommunikation innerhalb unserer Gruppe, im wesentlichen über die Plattformen Facebook, wobei dort die Gruppenfunktion benutzt wird, als auch über die Dropbox, wo sämtliche Dokumente digital gespeichert und bearbeitet werden können. Die Anforderungen an die interne Kommunikation stellt einen wichtigen Teilaspekt der Gruppe dar, weil hier die Basis für den Informationsfluss der Gruppe gelegt wird. Also der Grundstein, bzw. das Fundament der Basis, um erfolgreich die Projekte und Teilprojekte zu koordinieren und durchzuführen.

Doch wie genau funktioniert die optimale interne Kommunikation?

Gehen wir aus kommunikationswissenschaftlicher Perspektive von dem Standard der Lasswell Formel aus, würde das bedeuten, dass hier die Regel „Who says what in which channel to whom with what effect?“ zur Geltung kommen würde (Lasswell, 1948). Der Evergreen unter den kommunikationswissenschaftlichen Perspektiven diente seiner Zeit vorallem aber der Analyse von Massenmedienwirkungen.

Um aber nachzuvollziehen wie interne Kommunikation ablaufen kann, bzw. sollte, möchte ich an dieser Stelle auf Grunig und Hunt verweisen, die PR in vier Modellen beschrieben haben (Grunig/Hunt, 1984). PR hat für die Auswirkungen auf die interne Kommunikation in erster Hisicht nicht viel zu tun, es stellt sich aber dennoch ein ganz wichtiger Teilaspekt heruas, der hier wietre Beachtung finden sollte. Denn bei der Forschung stieß Grunig insbesondere auf einen Mehrwert der symmetrischen Kommunikation (für die PR). Was aber auch sehr gut für die interne Kommunikation übertragbar ist, weil sich eine symmetrische Beziehungsform dadurch auszeichnet, dass die Partner sich bemühen, Ungleichheiten untereinander zu minimieren und damit versuchen eine Gleichheit an Informationen herzustellen. Die selbe Informationsbasis und der ständig fließende Austausch an Informationen spiegelt dadurch eine optimale Versorgung der internen Kommunikation wieder.


Britta Fey, Partnerin der Engel & Zimmermann AG geht auf Aspekte (Form, Ansprache, Auswahl der Instrumente) der internen Kommunikation im Unternehmen ein:

(Quelle: http://www.youtube.com/watch?v=MFi3qn0dAUA )

Leitungssysteme

Entscheidend dabei ist auch, wie sich die jeweiligen Hierarchien an die Kommunikationswege anpassen. Das hängt unmittelbar auch mit der Größe des jeweiligen Teams, oder auch des Unternehmens zusammen. Für das Team Ilm.Merch gibt es eine lineare Struktur, die auch als Einliniensystem beschrieben wird. Dabei hat jede Stelle nur jeweils eine vorgesetzte Stelle. Unser Teamleiter steht dabei an oberster Stelle. Er hat dabei die Weisungsbefugnis für die jeweiligen Zweigstellen. Dessen Verantwortung (die der Zweigstellen) tragen die einzelnen Projektleiter der sogenannten Subteams. Diese Subteams bearbeiten dann die entsprechenden Aufgaben, die dann an die jeweils nächsthöchste Instanz weitergegeben werden. Diese Art von Leitungssytsem ist speziell bei kleineren Betrieben zu beobachten. Der vorteil dabei liegt in der eindeutigen Weisungsstruktur. Dadurch, dass unser Team nur 5 Mitglieder umfasst, gibt es auch keine langen Instanzenwege, bis ein optimaler Informationsfluss ensteht. Hier können wir durch eine klare Hierarchie eine eindeutige Aufgabenverteilung beobachten, die dann auch zu bestmöglichen Ergebnissen führt.

Den offiziellen Standard bei großen Unternehmen bildet für gewöhnlich eine Kombination aus Stablinien- und Mehrliniensystem. Das Stabliniensystem ordnet Stabstellen zu weisungsberechtigten Linienstellen zu. Dabei unterstützen die Stäbe die Entscheidungsvorbereitung, wenngleich sie keine Weisungsbefugnis haben. Hingegen hat das Mehrliniensystem mehrere Aufagbenspezifische vorgesetzte Stellen. Dadurch können lange Instanzenwege umgangen werden, wenngleich auch Koordinationsprobleme durch die vielen Verzweigungen auftreten können.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass interne Kommunikation einen wesentlichen Einfluss darauf hat, wie Projekte ablaufen. An aller erster Stelle ist der Informationsfluss von wesentlicher Bedeutung für die Umsetzung von Projekten, da hier die Basis für eine vernünftige Zusammenarbeit gelegt wird. Die Kommunikation sollte in erster Linie symmetrisch ablaufen, sodass ein Ungleichgewicht an Informationen gar nicht erst entsteht. Teil der internen Kommunikation bildet auch immer die Hierarchie des Unternehmens, bzw. der Projektgruppe, da durch die Hierarchie der Informationsfluss entweder aufgehalten oder b-konkretieschleunigt werden kann. Für kleinere Arbeitsgruppen wäre ein Einliniensystem zu empfehlen, da alle anderen Strukturen für größere Teammitgliederanzahlen gedacht sind. Die optimale Struktur, die auch in vielen großen Unternehmen Standard ist, wäre ein Stabliniensystem mit Querfunktionen.


Ihr seid gefragt! Was habt Ihr für Erfahrungen gemacht bezüglich Hierarchien im Projektarbeiten? Welches Leitungssytsem wurde bei euch bevorzugt und warum? Und steht für euch das ganze auch im Zusammenhang mit der jeweiligen Gruppengröße? Fragen über Fragen. Ich bin auf eure Reaktionen gespannt.

Grunig, J. E./Hunt, T. (1984): Managing Public Relations. Fort Worth.

Lasswell, H. D. (1948): The Structure and Function of Communication in Society. In: Bryson, Lyman (Hrsg.) The Communication of Ideas. A Series of Addresses. New York, S. 32-51