Literaturverzeichnis

Beck, K. (2006). Computervermittelte Kommunikation im Internet. Lehr- und Handbücher der Kommunikationswissenschaft. München

Blumler, J.G. (1979). The role of theory in uses and gratifications studies. Communication Research, 1, 9-36.

Döring, N. (2003). Sozialpsychologie des Internet. Die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen. Göttingen: Hogrefe

Evers, J. (2007). Telefonieren über das Internet: Wie sicher ist Skype wirklich? Abgerufen am 27. Januar von http://www.zdnet.de/magazin/39151472/telefonieren-uebers-internet-wie-sicher-ist-skype-wirklich.htm

Freeman, R.E. (1983): Strategic Management – A Stakeholder Approach, in: Advances in Strategic Management, Vol.1, S.31-60.

Grimm, R. (2005). Digitale Kommunikation. Oldenbourg.

Grunig, J. E./Hunt, T. (1984): Managing Public Relations. Fort Worth.

Hillebrand, N.(2007): Lexikon der Projektmanagement-Methoden. München: Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co.KG.

Hiltz, S.R. (1984). Online Communities. A case Study of the Office of the future. Norwood: Ablex

Kessler, H.; Winkelhofer, G.A. (2002). Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten. Regensburger Verbund-Klassifikation.

Lasswell, H. D. (1948): The Structure and Function of Communication in Society. In: Bryson, Lyman (Hrsg.) The Communication of Ideas. A Series of Addresses. New York, S. 32-51

O.A. (2010). Datenschutz bei Online-Netzwerken. Abgerufen am 11.Dezember von http://www.test.de/themen/computer-telefon/test/Soziale-Netzwerke-Datenschutz-oft-mangelhaft-1854798-1855976/

Siegmund, I. (2003). Berufsfeldspezifische Anforderungen der Medienunternehmen.Ilmenau.

Siegmund, I. (2005). Entwerfen und Entwickeln. Projektmanagement als Innovationsmanagement. Ilmenau.

Ulrich, P./ Fluri, E. (1992): Management, 6.Auflage, Bern/Stuttgart.

Die Zukunft des Projektmanagements

Wie von meinem Freund Eric bereits erwartet (siehe 1.Kommentar), folgt nun ein kleiner Ausblick auf die Zukunft des Projektmanagements und ein kleines Fazit meines eigenen Projekts. Das hier wird inhaltlich mein letzter Beitrag sein, es wird danach lediglich ein globales Literaturverzeichnis online gestellt, welches alle verwendeten Quellen anzeigen wird. 

Die Praxisrelevanz von Projektmanagement ist nicht zu leugnen. Sie stellt ein großes und komplexes Gebilde dar, welches ständigen Anpassungsprozessen unterworfen ist. Planung, Steuerung und Kontrolle sind die Schlagworte, die Projektmanagement am weitesten fassen und versuchen zu erklären. Die einzelnen Bestandteile des PM zu erläutern wäre zu weitläufig, weshalb nur kurz umrissen werden soll, wie PM in der Zukunft aussehen kann und welches Rolle dabei die (digitale) Kommunikation spielt. 

„Projekte sind eine Art innovative Antwort der Unternehmensorganisation auf die Dynamik temporaler Komplexität von Märkten. Im Zeichen von zunehmendem Zeitdruck, globalen Vernetzungen, Risikosteigerungen, Innovations- und Anpassungsdruck, reagieren Organisationen wie Märkte.“(Siegmund, 2005). Was bedeutet das für die Kommunikation im Projektmanagement?

Die Schnelllebigkeit der globalisierten Welt erfordert neue Ansprüche was Kommunikation angeht. Eine Übersicht, was Kommunikation und alle Teilaspekte ausmachen sollte, wird in einer Grafik von Kessler und Winkelhofer verdeutlicht (siehe Abb.1). Alle hier genannten Teilaspekte können sowohl auf die interne, als auch auf die externe Kommunikation übertragen werden. Wichtig sollte dabei zu verstehen sein, dass Kommunikation immer mehrdimensional zu betrachten ist und verschiedene Teilaspekte in sich vereint. Vom Aufbau von Netzwerken, über die Pflege von Beziehungen, bis hin zur Bewältigung von Konflikten, sind alle Ebenen dabei, die sich erfolgreicher Kommunikation stellen muss. 

(Abb.: Projektmanagement als Kommunikation ; Quelle: Kessler/ Winkelhofer: Projektmanagement, 2002, S.153ff.)

Erkenntnisse/ Zielerreichung:

• Im Verlauf des Blogs haben wir festgestellt, dass (digitale) Kommunikation sowohl symmetrisch, als auch asymmetrisch ablaufen kann.
• Dass es sinnvoll erscheint, dass man zwischen interner und externer Kommunikation und deren Ansprüchen unterscheidet (Stakeholder)
• Dass Theorien der Medienwahl eine große Rolle bei der Unterscheidung, vor allem aber bei der Auswahl, digitaler Kommunikationswege spielen
• Dass Leitungssysteme und Hierarchien direkten Einfluss auf interne Kommunikation nehmen
• Dass es durchaus einen Mehrwert darstellt, wenn man Tools verwendet, die mehrere Kommunikationsfuktionen übernhemen, anstatt auf viele spezielle Kommunikationspuzzleteile zurückzugreifen
• oder aber, dass es je nach Projektgröße abzuwägen gilt, ob man auf externe Dienstleister oder eine eigene IT-Infrastruktur zurückgreift

Das alles stellt nur einen kleinen Teilsapket des großen Gesamtbildes PM dar. Und trotzdem hat es den Anschein, als könnte man über die Kommunikationsstandars des PM viel weiter und tiefer forschen. Einen Teil dazu trägt auch die zunehmende Digitalisierung und Technisierung der neuen Medien bei. Die sich immer wieder neu erschließenden Kommunikationswege zeigen immer weitere und tiefere Perspektiven im Umgang mit digitaler Kommunikation auf. Deshalb wird auf bald dieser Formatisierungs-und Anpassungsprozess auch nicht aufhören. Digitale Kommunikation entwickickelt sich immer weiter, so wie sich auch PM immer weiter verändern und anpassen wird. Deshalb fällt es auch schwierig genauere Ausblicke zu liefern. Alles was hier steht ist eine Momentaufnahme des PM 2012.

(Abb.: Grafik über die Einsatzfelder von AMW Studenten; Quelle: Siegmund, I.: Berufsfeldspezifische Anforderungen der Medienunternehmen, 2003, S.115)

Wenn wir jetzt PM noch etwas globaler betrachten wollen, dann stellt sich noch die Frage nach der Relevanz des Projektmanagements in der Realität. Das diese unbestritten ist, zeigte bereits die Stellenausschreibung (Link). Aber in welcher Größe sich das Ausmaß abspielt, könnte die abgebildete Grafik von Siegmund (2003, S.115) darstellen. Hier wird illustriert, dass Medienwissenschaftler besonders beim Projektmanagement in Medienunternehmen zu erwarten sind. Auch wenn der Stichprobenumfang etwas klein ist, zeigt es trotzdem auf, dass sich für einen bestimmten Teil der AMW-Absolventen das Berufsfeld mit dem Projektmanagement decken wird. Und die allgemein erworbenen Kenntnisse und der Einblick in PM-Strukturen zeigt auch deutlich das vernetzte Denken und die interdisziplinären Vorgaben auf, für welches die AMW-Studenten besonders trainiert werden.

Mit dem vorläufigen Abschluss des gleichnamigen Fachs PM, kann hier auch ein kleines Fazit, unter Berücksichtigung des Kommunikationsaspekts, gezogen werden. Die von uns gewählten Standards Facebook und Dropbox (intern) und E-Mail (extern), haben sich für den Rahmen, in dem unser Projekt stattfinden sollte, absolut bewährt. Nachrichtenüber-und vermittlung, als auch das Speichern und bearbeiten von Daten waren für unser Projekt und seine Größe angemessen. Sicherlich hätte auch ein größerer Aufwand des Projekts andere Standards erfordert. Für den gegebenen Rahmen waren sie aber ausreichend, wie auch die Kommunikation mit unseren PAG, die über E-Mails kontaktiert wurden und im persönlichen Treffen dann zum näheren Informationsaustausch geladen hatten. Zu bemängeln gab es lediglich organisatorische Aspekte, dessen Ursache aber nicht in den digitalen Kommunikationswegen zu suchen ist, sondern eher in der Einstellung mancher Teammitglieder.

Alles in allem bin ich zufrieden über den Ablauf und den hier erbrachten Blogger-Leistungen und glaube, dass die gesetzten Ziele, die am Anfang des Semesters die Ansprüche definiert haben, erreicht worden sind.

Diskussion: Ein letztes mal möchte ich euch die Möglichkeit geben mit mir in den Dialog zu gehen. Dabei sei es frei gestellt, ob ihr über den Blog-Verlauf etwas schreiben wollt, Sachen die euch aufgefallen sind oder zum aktuellen Posting konkrete Hinweise habt, wie für euch die Zukunft des Projektmanagement aussieht. Ich möchte mich hier nochmals für alle Kommentare und Hinweise bedanken, die mich im laufe der Zeit erreicht haben. Merci!

Quellen:

Kessler, H.; Winkelhofer, G.A. (2002). Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten. Regensburger Verbund-Klassifikation.

Siegmund, I. (2003). Berufsfeldspezifische Anforderungen der Medienunternehmen.Ilmenau.

Siegmund, I. (2005). Entwerfen und Entwickeln. Projektmanagement als Innovationsmanagement. Ilmenau.

Interne IT-Infrastruktur vs. Externe Dienstleister

Nachdem interne und externe Kommunikation jetzt tiefergehend behandelt wurden, was Ziel meines Neujahrsblogeintrages war, kommt es nun nochmal zum Vergleich beider Kommunikationswege der etwas anderen Art. Es wird noch eine weitere Nutzwertanalyse geben, allerdings nicht wie beim ersten mal, wo die internen Kommunikationsmittel verglichen worden sind, sondern ich wähle jeweils ein spezielles Instrument heraus, dass auf seinen Nutzen geprüft werden soll. Die Idee die dahinter steht, entsprang einem Gespräch mit Herrn Kreuzberger, der aufgrund der sicherheitstechnischen Mängel von Facebook mich auf Alternativen ansprach. Die Diskussion mündete schließlich in der Fragestellung, die hier als Überschrift zu lesen ist.


Relevanz: Wenn man die internen Kommunikationsstrukturen genauer betrachtet und hinterfragt, dann muss man sich die Frage stellen, auf welche Art und Weise die gewählten Instrumente auch für das optimale und effizienteste Ergebnis sorgen. Die Frage die dahintersteht lautet, ob die Werkzeuge Dropbox und Facebook-Gruppen in der Form, so wir wie sie verwenden, den internen Kommunikationsstandards entsprechen, oder ob eine andere Art der Informationsteilung angebrachter wäre. Vor diesem Hintergrund stellen sich eine Reihe von Unterfragen, die im laufe des Blog-Eintrags geklärt werden sollen. Dabei sollen sowohl adäquate Alternativen im Rahmen einer Nutzwertanaylse vorgestellt werden, als auch mögliche Kriterien, wann ein Einsatz anderer Kommunikationsstrukturen als sinnvoll zu erachten ist.

Die Kernfrage: Sollte im Rahmen des Projektmanagements auf eine interne IT-Infrastruktur oder auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden?

Bei einer genaueren Betrachtung der Kommunikationsstrukturen (Link: Aufbau) kann man feststellen, dass jedes verwendete Tool eine oder mehrere Aufgaben der internen Kommunikation übernimmt. 

Durch die interne Kommunikation wird zum einen die organisatorische Ebene, was z.B. die Terminfindung an geht, bearbeitet. Die Frage wäre dabei, ob sich andere Instrumente, wie in dem Fall doodle besser eignen würde, eine Plattform, die extra darauf ausgerichtet ist, für größere Gruppen eine spezifizierte Umfrage zu erstellen.

Oder die Einteilung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams, die zwar im Projekthandbuch festgehalten wird, aber genauso gut über Wikis, Tabellen oder andere Instrumente festgehalten werden könnte. Hier findet sich auch eine Schnittstelle zur inhaltlichen Ebene wieder. So können Datenelemente zwar auf die Plattform Dropbox hochgeladen und bearbeitet werden (zwar nur ein Datenelement von einer einzelnen Person), doch können hier auch Mängel des Datenschutzes entstehen, die die Daten zum Freiwild für Hacker werden lassen können.

Über allem steht dann die Frage, ob gewisse Plattformen diesen Nutzen erfüllen, um interne Kommunikation auch intern zu halten. Denn eigene Netzwerke erhöhen damit nicht nur die Sicherheit, sondern bieten dann auch den individuellen Spielraum mehrere Funktionsstandards zu erfüllen.

Auf der anderen Seite können die gewählten Plattformen (Dropbox und Facebook-Gruppen) auch den gesamten Mehrwert für das Projektmanagement darstellen. Die einzelnen Tools (z.B. für Facebook: Kurznachrichtenmitteilung, Terminvereinbarung etc.) können mit den jeweils speziell ausgerichteten Gadgets (z.B. Skype, doodle oder ICQ) nicht mithalten, haben aber durch die Menge an Funktionalität den größeren Mehrwert für den Nutzer, die Rezipienten und das Unternehmen. Der Wert der einzelnen Funktionen, vereint in der Plattform Facebook, könnte dann den größeren Mehrwert wiederspiegelen, als die Aufsplittung in mehrere Kommunikationskanäle.

Deshalb sollen sich zwei weitere Plattformen der Nutzwertanalyse unterziehen. Die organisatorische Ebene soll anhand einer doodle-Untersuchung erfolgen. Auf inhaltlicher Ebene, auch wenn es nicht ganz trennscharf zur organisatorischen Ebene ist, soll die Plattform Skype nähergehend betrachtet werden. Auch hier können natürlich organisatorische Elemente wie Terminabsprachen thematisiert werden, doch soll es hierbei um den speziellen Nutzen des Inhaltsaustauschs der synchronen CvK gehen, also den Bereich, der bei uns durch die Facebook-Gruppe ersetzt wird( in dem Fall aber asynchron).

Dadurch gibt es zwei Elemente, die im einzelnen für spezielle Kommunikationswege stehen. Ob sie den Mehrwert der der vorhandenen Kommunikationsstrukturen übertreffen werden, soll in der Nutzwertanalyse gezeigt werden. Für die Nutzwertanalyse wäre es wichtig, dass die selben Kriterien wie bei der ersten Nutzwertanalyse angewendet werden, um die einzelnen Plattformen vergleichen zu können.

Hinweis: Wie bei der ersten Nutzwertanalye möchte ich nochmals daauf hinweisen, dass es sich hierbei nicht um einen Vergleich handelt, welches der Plattformen besser ist, da beide einen grundsätzlich anderen Bereich abdecken. Skype steht für inhaltliche Kommunikation, Doodle wird aus organisatorischer Ebene betrachtet und bewertet.

Lösungsalternativen	GF	Skype		Doodle
Nutzwertkriterien	g	x 1	x 1 * g	x 1	x 1 * g
Einfachheit/ Bedienbarkeit	0,25	8	2	9	2,25
Funktionalität	0,2	6	1,2	9	1,8
Sicherheit	0,25	1	0,25	7	1,75
Anmeldungsmodalitäten	0,1	9	0,9	8	0,8
Preis	0,2	7	1,4	9	1,8
Summe	1		5,8		8,4

Legende:

0 - 3 ; schlechte Einschätzung

4 - 5 ; mittlere Einschätzung

6 – 8 ; gute Einschätzung

9 -10 ; sehr gute Einschätzung

GF: Gewichtungsfaktor (g)

Ergebnisse:

Einfachheit/ Bedienbarkeit: Die Tools, die bei Skype verwendet werden können sind einfach und verständlich. Es bedarf keinen größeren Aufwand, um sich mit den wesentlichen Funktionen von Skype vertraut zu machen und ermöglicht dadurch einfaches arbeiten auf inhaltlicher Ebene. Der Vorteil zu den Facebook-Gruppen besteht ganz klar in der synchronen Individual-und Gruppenkommunikation. Interessant war hier die Bewertung auch bei (Teamwork-Online) zu sehen, die der Einfachheit von Skype lediglich eine 4 gegeben haben, obwohl kaum kritische oder undurchsichtige Faktoren benannt worden sind.
Bei doodle lassen sich unkompliziert Online-Umfragen erstellen und verbreiten. Die Tools sind überschaubar und leicht verständlich.  

Funktionalität: Der primäre Nutzen bei Skype besteht im synchronen Instant-Messaging zwischen zwei Telnehmern. Problematisch wird das ganze, wenn nur einer der beiden Gesprächspartner online ist. Es können in dem Fall zwar Sprachnachrichten hinterlassen werden (Gebührenpflichtig), aber es können keine Nachrichten übermittelt werden, weil diese nicht auf den Skype-Servern gespeichert werden. Doodle bietet den kostenlosen Nutzen an anonyme Online-Umfragen zu erstellen. Aus organisatorischer Sicht gibt es hier bei Terminfragen oder anderen Umfragen schnelle und unkomplizierte Hilfe. Deshalb gibt es auch eine sehr gute Bewertung, da der Funktionsbereich für den doodle steht vollkommen abgedeckt wird.

Sicherheit: Einen Punkt gab es lediglich für den Sicherheitsaspekt bei Skype. Skype, das nach eigenen Aussagen nicht als abhörsicher gelten kann (Evers, 2007), stellt auch aus Unternehmensperspektive keine gute Alternative für interne Kommunikation dar. Als sicherheitstechnisch Fragwürdig gilt vor allem die Peer-to-Peer Technik. Auf einfache Weise kann Skype Löcher in die Firewalls reißen und damit Platz für Trojaner, Viren und andere schädliche Softwareprogramme schaffen. Für den externen Datenverkehr wäre von Skype in jedem Fall abzuraten. Der Mangel an sicherheitstechnischen Aspekten verhindert einen sicheren Datentransfer sowohl bei interner, als auch externer Kommunikation. 
Bei (Teamwork-Online), die sich ebenfalls mit Skype auseinandergesetzt haben (Nutzwertanalyse Skype), schneidet die Sicherheit ebenso gut, bzw. schlecht ab wie Einfachheit (beide jeweils 4 Punkte). Aus meiner Sicht nicht nachzuvollziehen, da es doch eklatante Mängel bei der Sicherheit, aber dennoch ein einfaches Funktionssystem gibt ( Differenz bei mir 7 Punkte!).
 

Auf eine doodle-Umfrage kann nur zugreifen, wer über den entsprechenden Link verfügt. Insofern bleibt der sicherheitstechnische Rahmen überschaubar. Wenn größere Unternehmen auf Nummer sicher gehen wollen und ihre Angelegenheiten über doodle klären wollen, besteht die Möglichkeit über den bezahlten Status Business oder Enterprise zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wie die SSL-Verschlüsselung zu aktivieren.

Anmeldungsmodalitäten: Beide Plattformen stellen keine größeren Hindernisse bei der Anmeldung dar. Die üblichen Verlautbarungen müssen eingegeben und die AGB's akzeptiert werden.

Preis: Die Anmeldung bei Skype ist prinzipiell kostenlos. Es kann über Instant-Messaging gratis telefoniert werden. Kosten würden anfallen, wenn man über Skype in das Festnetz telefonieren möchte (SkypeOut) oder über Skype Festnetzanrufe empfangen möchte (Skypeln). 

Bei doodle können die Online-Umfragen kostenlos erstellt werden. Im Gebührenpflichtigen Bereich Business oder Enterprise können zusätzliche Funktionen wie die SSL-Verschlüsselung, Benutzerverwaltung oder die Firmen-URL käuflich erworben werden.

Fazit: Skype ist keineswegs als gleichwertige Alternative zur Facebook-Gruppe zu sehen. Mit einem Wert von 5,8 , der sogar deutlich kleiner ist, als das Ergebnis der Facebook-Gruppe (6,9), ist Skype keine echte Alternative auf inhatlicher Kommunikationsebene. Gründe dafür sind in den sicherheitstechnischen Mängeln und in der nicht ausreichenden Funktionalität zu sehen. Hier macht sich besonders der Punkt der A-/und Synchronität bemerkbar, da die Informationsteilung nur effektiv ist, sofern beide oder alle Kommunikationspartner online sind. Nur dann kann Skype zu einer Alternative werden, wenn über schnelle und digitale Wege ein synchroner Kommunikationsaustausch stattfindet.

Doodle schneidet mit 8,4 Punkten sehr gut ab und verdient sich von allen zu untersuchenden Tools die Bestmarke. Auf organisatorischer Ebene, vor allem was die Terminfindung angeht, sollte man auf doodle nicht verzichten. Der Vorteil hierbei und warum doodle auch sehr gut abgeschnitten hat liegt auch darin begründet, da hier der primäre Nutzen, nämlich das Erstellen von Online-Umfragen einfach und unkompliziert geht.

Diskussion: Zum Schluss sollte man aber doch auch festhalten, dass eine Facebook-Gruppe, die auch eine eingebaute Umfrage besitzt, diesen Organisations-Zweck ebenfalls wie doodle erfüllt. Der Unterschied besteht darin, dass über Facebook-Gruppen mehrere andere Funktionen genutzt werden können (u.a. Nachrichtenmitteilung ). Da es aber bei dieser Social Media Plattform auch Sicherheitslücken gibt, schneidet diese bei einer Nutzwertanalyse nicht so gut ab, wie die reine Betrachtung von doodle. Dennoch bietet Facebook einen klaren Mehrwert, weil die Addition aller Funktionen einzelner Gadgets überwiegt. Und alle wesentlichen Kommunikationsfunktionen auf einige wenige Plattformen zu beschränken bietet auf Dauer auch mehr Überblick, als würde für jedes Puzzle-Teil der Kommunikationsstrategie ein einzelnes Tool verwendet werden. Man könnte die Diskussion auch auf Quantität > Qualität herunterbrechen. Wie seht Ihr das?

Quellen:

Evers, J. (2007). Telefonieren über das Internet: Wie sicher ist Skype wirklich? Abgerufen am 27. Januar von http://www.zdnet.de/magazin/39151472/telefonieren-uebers-internet-wie-sicher-ist-skype-wirklich.htm

Stakeholder im Projektmanagement

Die kleine Blogger-Pause, die jetzt als beendet gilt, hatte wie in meinem Neujahrsblogeintrag damit zu tun, dass ich mir nicht ganz klar darüber war, wie ich mit der externen Kommunikation umgehen soll. Nach einem Gespräch mit Herrn Kreuzberger kam dann die Idee zum Vorschein über die verschiedenen Anspruchs-und Interessensgruppen eines Projekts zu schreiben. Außerdem sollte für einen Vergleich von externer und interner Kommunikationswege noch eine weitere Nutzwertanalyse helfen, die aber erst im nächsten Blogeintrag kommen wird.


Bis jetzt wurde viel über die interne Kommunikation und die Geeignetheit der angewendeten Kommunikationsmittel geschrieben. Doch um Kommunikation im PM mehrdimensional zu erfassen, sollte es auch Ziel dieses Blogs sein über externe Kommunikation tiefergehende Aspekte zu finden. Schließlich zeigt sich die Relevanz von gelungener Kommunikation sowohl intern, als auch extern. Da es in unserem Merchandise-Projekt in Bezug auf externe Kommunikation nur die PAG gibt und keine Zielgruppe, die direkt im Projekt involviert ist, gibt es zumindest die möglichkeit sich über einen theoretischen Ansatz sich mit den verschiedenen Interessens-und Anspruchsgruppen auseinanderzusetzen. Hierbei dient die Fallbeispielbezogene Untersuchung des Stakeholder-Ansatzes.  


Der Stakeholder-Value Ansatz beschreibt die Interessensverteilung der Anspruchsgruppen ( die sogenannten „Stakes“). Für das Unternehmen ist es dahingehend wichtig, die Ansprüche und Interessen „aller“ Anspruchsgruppen (z.B. Arbeitnehmer, Kunden, Lieferanten, Gläubiger oder auch die Gesellschaft) wiederzuspiegeln. Das ist vor allem deshalb so schwer, weil die Vielzahl der konfligierenden Interessen die Etablierung eines operationalen und sinnvollen Zielsystems schwierig gestaltet.

Wenn wir jetzt die Stakeholder im Projektmanagement näher betrachten wollen, dann wäre es zunächst wichtig, eine allgemeingültige Definition zu finden, die die ganze Bandbreite der Stakeholder abgreift. Als Stakeholder eines Projektes gelten allgemeingültig alle Personen oder Organisationen, die ein Interesse an dem Verlauf und den Ergebnissen des Projekts haben oder in irgendeiner anderen Weise davon betroffen sind. Der Begriff des Stakeholders wurde etabliert um deutlich zu machen, dass Aktionäre (stockholder) nicht die einzige Gruppe sind, die das Management beachten muss (Freeman, 1983).


Tim Bergmann erklärt worum es sich bei Stakeholdern handelt und wie man potenzielle "Stakes" identifiziert

(Quelle: http://www.youtube.com/watch?v=NJVJMMttU6Q&feature=related )

Es lässt sich dabei auf der ersten Ebene eine Unterteilung in interne und externe Stakeholder vornehmen. Dabei stehen die internen Stakeholder (Mitarbeiter, Eigentümer und Management) den externen Stakeholdern gegenüber (z.B. Kunden, Anteilseigener, Liefearanten sowie Staat und Gesellschaft). Diese können dann weiter untergliedert werden (vgl. Ulrich/Fluri 1992, S.78 ff.).

Interne Stakeholder arbeiten in der Regel direkt am Projekt mit (z. B. Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z. B. Anspruchsgruppen, Lieferanten, Vertrieb). Eine Kategorisierung der aktiven und internen Stakeholder könnte in unserem Fall folgenderweise strukturiert werden:

- ProjektbetreuerIn

- Projektteam (Innerhalb des Projektteams eine Unterteilung in Teamleiter und in Sub-Teams)

- Anspruchsgruppen

- Auftraggeber

Externe Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen ( in unserem Fall wären das Interessenvertretungen der Universität, der lokale Vertrieb oder auch die Textildruckerei).

Warum die Kategorisierung der Stakeholder?

Die Unterscheidung in interne und externe Stakeholder dient der Strukturierung der verschiedenen Anspruchsgruppen und unterstützt damit den Identifikationsprozess mit dem Projekt. Die Wichtigkeit eines Projekts wird über die Stakeholderanalyse bestimmt. Dabei spielen Faktoren wie Einfluss auf das Projekt (Macht) oder auch Einstellung zum Projekt (Ziele) eine wichtige Rolle. Die Maßnahmen die daraus abgeleitet werden zeigen sowohl vorhandenes Unterstützungspotenzial auf (Die Universität bemüht sich mit dem Merchandise die Identifikation mit der TU Ilmenau zu fördern und zeigt deshalb besonderes Interesse am Gelingen des Projekts), als auch Widerstände die relativiert werden können (z.B. das Kostenrisiko, wenn alte Merchandiese-Artikel nicht mehr zum Verkauf stehen).

Das Ergebnis der Stakeholderanalyse bietet den Grundstein für den Kommunikationsplan, wie (in welcher Form) mit den entsprechenden Stakeholdern am besten kommuniziert werden soll.

(Quelle: aus Hillebrand, Lexikon der Projektmanagement-Methoden)

Quellen:

Freeman, R.E. (1983): Strategic Management – A Stakeholder Approach, in: Advances in Strategic Management, Vol.1, S.31-60.

Hillebrand, N.(2007): Lexikon der Projektmanagement-Methoden. München: Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co.KG.

Ulrich, P./ Fluri, E. (1992): Management, 6.Auflage, Bern/Stuttgart.

Interne Kommunikation

Gestern habe ich ja in meinem Neujahrsblogeintrag angekündigt, dass ich als nächstes über interne Kommunikationswege im Zusammenhang mit Hierarchien/Leitungssystemen schreiben will. Hier ist das Ergebnis:


Wie bereits vorgestellt, läuft die digitale Kommunikation innerhalb unserer Gruppe, im wesentlichen über die Plattformen Facebook, wobei dort die Gruppenfunktion benutzt wird, als auch über die Dropbox, wo sämtliche Dokumente digital gespeichert und bearbeitet werden können. Die Anforderungen an die interne Kommunikation stellt einen wichtigen Teilaspekt der Gruppe dar, weil hier die Basis für den Informationsfluss der Gruppe gelegt wird. Also der Grundstein, bzw. das Fundament der Basis, um erfolgreich die Projekte und Teilprojekte zu koordinieren und durchzuführen.

Doch wie genau funktioniert die optimale interne Kommunikation?

Gehen wir aus kommunikationswissenschaftlicher Perspektive von dem Standard der Lasswell Formel aus, würde das bedeuten, dass hier die Regel „Who says what in which channel to whom with what effect?“ zur Geltung kommen würde (Lasswell, 1948). Der Evergreen unter den kommunikationswissenschaftlichen Perspektiven diente seiner Zeit vorallem aber der Analyse von Massenmedienwirkungen.

Um aber nachzuvollziehen wie interne Kommunikation ablaufen kann, bzw. sollte, möchte ich an dieser Stelle auf Grunig und Hunt verweisen, die PR in vier Modellen beschrieben haben (Grunig/Hunt, 1984). PR hat für die Auswirkungen auf die interne Kommunikation in erster Hisicht nicht viel zu tun, es stellt sich aber dennoch ein ganz wichtiger Teilaspekt heruas, der hier wietre Beachtung finden sollte. Denn bei der Forschung stieß Grunig insbesondere auf einen Mehrwert der symmetrischen Kommunikation (für die PR). Was aber auch sehr gut für die interne Kommunikation übertragbar ist, weil sich eine symmetrische Beziehungsform dadurch auszeichnet, dass die Partner sich bemühen, Ungleichheiten untereinander zu minimieren und damit versuchen eine Gleichheit an Informationen herzustellen. Die selbe Informationsbasis und der ständig fließende Austausch an Informationen spiegelt dadurch eine optimale Versorgung der internen Kommunikation wieder.


Britta Fey, Partnerin der Engel & Zimmermann AG geht auf Aspekte (Form, Ansprache, Auswahl der Instrumente) der internen Kommunikation im Unternehmen ein:

(Quelle: http://www.youtube.com/watch?v=MFi3qn0dAUA )

Leitungssysteme

Entscheidend dabei ist auch, wie sich die jeweiligen Hierarchien an die Kommunikationswege anpassen. Das hängt unmittelbar auch mit der Größe des jeweiligen Teams, oder auch des Unternehmens zusammen. Für das Team Ilm.Merch gibt es eine lineare Struktur, die auch als Einliniensystem beschrieben wird. Dabei hat jede Stelle nur jeweils eine vorgesetzte Stelle. Unser Teamleiter steht dabei an oberster Stelle. Er hat dabei die Weisungsbefugnis für die jeweiligen Zweigstellen. Dessen Verantwortung (die der Zweigstellen) tragen die einzelnen Projektleiter der sogenannten Subteams. Diese Subteams bearbeiten dann die entsprechenden Aufgaben, die dann an die jeweils nächsthöchste Instanz weitergegeben werden. Diese Art von Leitungssytsem ist speziell bei kleineren Betrieben zu beobachten. Der vorteil dabei liegt in der eindeutigen Weisungsstruktur. Dadurch, dass unser Team nur 5 Mitglieder umfasst, gibt es auch keine langen Instanzenwege, bis ein optimaler Informationsfluss ensteht. Hier können wir durch eine klare Hierarchie eine eindeutige Aufgabenverteilung beobachten, die dann auch zu bestmöglichen Ergebnissen führt.

Den offiziellen Standard bei großen Unternehmen bildet für gewöhnlich eine Kombination aus Stablinien- und Mehrliniensystem. Das Stabliniensystem ordnet Stabstellen zu weisungsberechtigten Linienstellen zu. Dabei unterstützen die Stäbe die Entscheidungsvorbereitung, wenngleich sie keine Weisungsbefugnis haben. Hingegen hat das Mehrliniensystem mehrere Aufagbenspezifische vorgesetzte Stellen. Dadurch können lange Instanzenwege umgangen werden, wenngleich auch Koordinationsprobleme durch die vielen Verzweigungen auftreten können.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass interne Kommunikation einen wesentlichen Einfluss darauf hat, wie Projekte ablaufen. An aller erster Stelle ist der Informationsfluss von wesentlicher Bedeutung für die Umsetzung von Projekten, da hier die Basis für eine vernünftige Zusammenarbeit gelegt wird. Die Kommunikation sollte in erster Linie symmetrisch ablaufen, sodass ein Ungleichgewicht an Informationen gar nicht erst entsteht. Teil der internen Kommunikation bildet auch immer die Hierarchie des Unternehmens, bzw. der Projektgruppe, da durch die Hierarchie der Informationsfluss entweder aufgehalten oder b-konkretieschleunigt werden kann. Für kleinere Arbeitsgruppen wäre ein Einliniensystem zu empfehlen, da alle anderen Strukturen für größere Teammitgliederanzahlen gedacht sind. Die optimale Struktur, die auch in vielen großen Unternehmen Standard ist, wäre ein Stabliniensystem mit Querfunktionen.


Ihr seid gefragt! Was habt Ihr für Erfahrungen gemacht bezüglich Hierarchien im Projektarbeiten? Welches Leitungssytsem wurde bei euch bevorzugt und warum? Und steht für euch das ganze auch im Zusammenhang mit der jeweiligen Gruppengröße? Fragen über Fragen. Ich bin auf eure Reaktionen gespannt.

Grunig, J. E./Hunt, T. (1984): Managing Public Relations. Fort Worth.

Lasswell, H. D. (1948): The Structure and Function of Communication in Society. In: Bryson, Lyman (Hrsg.) The Communication of Ideas. A Series of Addresses. New York, S. 32-51

Stellenausschreibung

Status Quo: Stand jetzt, sind wir im neuen Jahr 2012 angekommen und der Gänsebraten von Weihnachten ist allerspätestens jetzt verdaut. Im Projekt gibt es noch zwei bis drei weitere Ziele, die jetzt noch verfolgt werden sollen, um das Projekt auch abschließen zu können. Wichtig ist mir bei den nächsten Einträgen, dass sie sich noch dezidierter mit interner und externer Kommunikation befassen. Es sollen noch weitere Aspekte herausgefiltert werden, die digitale Kommunikation im PM abbilden. Für die interne Kommunikation möchte ich einen Querbezug zu Hierachien und Leitungssystemen herstellen. Anhand dessen kann bestimmt auch eine genauere Analyse einsetzen, welche Kommunikationsmittel sich wie und wo am besten einsetzen lassen.
Für die externe Kommunikation fehlt mir noch ein Ansatzpunkt, weil wir innerhalb unserer Gruppe nur mit den PAG zu tun haben, aber beispielsweise nicht mit anderen Zielgruppen.

Zum neuen Jahr gibt es aber erst mal einen lockeren Einstieg mit einer kleinen Beobachtung, die ich neulich gemacht habe. Es gibt ja im Netz nichts, was es nicht schon gegeben hat. Die Aussage ist natürlich überspitzt. Trotzdem stößt man im Internet auf Stellenanzeigen, die sich mit digitaler Kommunikation im Projektmanagement beschäftigen.

Stellenausschreibung

 Also wurde genau das Bearbeitungsfeld, welches hier nähergehend analysiert wird, als offene Stelle ausgeschrieben. Die Schlussfolgerung, die daraus zu ziehen sein könnte ist, dass nicht nur digitale Kommunikation einen immer höheren Stellenwert in der Jobwelt einnimmt, auch die Verbindung zum Projekt- und Eventmanagement findet mehr Beachtung.
Wie auch in der Stellenausscheibung zu lesen war, wird dabei "der gesamte Prozess von der Konzeption bis zur Entwicklung interner und externer Kommunikationsaufgaben für renommierte Kunden abgedeckt.". Wie in meinem Blog beschrieben, kann auf eine Struktur von Kommunikationsaufgaben-/strukturen (intern und extern) nicht mehr verzichtet werden. Diese zu regeln, obliegt den einzelnen Unternehmen und bestimmt auch den Umgang und Einsatz der digitalen Kommunikationsmittel.