Aufbau von Kommunikationsstrukturen

Im folgenden soll der Aufbau von Kommunikationsstrukturen beschrieben werden. Das ist insofern relevant, als dass hier der Grundstein für die weiteren Analysen gesetzt wird. Beschrieben werden hier die Strukturen des Team Ilm.Merch und welche Kommunikationswege bei uns gewählt worden sind.

Um Kommunikationsprozesse bei digitaler Kommunikation zu analysieren, muss zunächst eine Unterteilung in die verschiedenen Anspruchsgruppen erfolgen. Dabei lohnt sich folgende Gliederung:

Die erste Gruppe bildet die interne Kommunikation. Hier geht es um die Verarbeitung von Informationen innerhalb des Teams. Wie ist die Kommunikationsstruktur aufgebaut? Welche Formen der Kommunikation gibt es und welche Instrumente eignen sich am besten um die interne Kommunikation effektiv zu nutzen? Das sind alles Fragestellungen, die bei internen Kommunikationsansprüchen geklärt werden müssen.

Die zweite Gruppe beschäftigt sich mit der externen Kommunikation. Diese Gruppe muss nochmal in jeweils eine Einheit unterteilt werden. Einmal geht es um die externe Kommunikation, die sich ausschließlich mit dem Auftraggeber befasst. Die andere Form wäre die externe Kommunikation mit der Zielgruppe. Im Fall des Projektmanagements, dass sich mit dem Merchandise-Konzept der TU Ilmenau befasst, ist diese Gruppe eher zu vernachlässigen, da wir, abgesehen von einem durchzuführenden Fragebogen, nicht weitergehend mit der Zielgruppe kommunizieren. Das heißt für uns steht die zu analysierende Auftraggeberkommunikation im Vordergrund. Hier soll beobachtet werden, wie sich die Kommunikation mit dem Auftraggeber in seiner Form und Darstellung äußert. Dabei soll natürlich auch auf die verschiedenen Formen der CvK eingegangen werden.

• interne Kommunikation (Gruppe)
• externe Kommunikation (Auftraggeber)

Interne Kommunikation

Das Projektteam Ilm.Merch, welches sich mit der Konzeption eines neuen Shops für die TU Ilmenau befasst, besteht aus fünf Teammitgliedern. Die Struktur innerhalb des Teams sieht so aus, dass es einen Projektleiter gibt und innerhalb der Gruppe drei Subteams gebildet wurden, die sich mit spezifischen Aufgaben um das Projekt kümmern. Die Basis unserer internen Kommunikationswege bilden im wesentlichen drei Säulen, wobei zwei davon der digitalen Kommunikation zugeordnet werden können. Als digitale Kommunikationsformen haben wir Dropbox und Facebook für unser Projekt gewählt.

Facebook

Facebook bietet für uns die Möglichkeit sich schnell und einfach über ein digitales Medium / Social Media Plattform auszutauschen. Dafür wurde eigens eine Gruppe angelegt, in der nur eingeladenen Mitglieder die Kommunikationsinhalte einsehen können. Die Informationen, die hier in einer Gruppenspezifischen Funktion eingetragen werden, dienen vor allem kurzen Überblicksdaten, wozu Zeit und Ort des nächsten Treffens gehören, als auch kurze Anmerkungen zu Aufgabenverteilungen uns Status-Updates.

Die Auswahl von Facebook erfolgte aufgrund von rationaler, als auch normativer Medienwahl. Die rationale Entscheidung ist damit begründet, dass sich Facebok für uns am besten im Rahmen der sozialen und sachlichen Anforderungen eignet, um über kurze Wege Informationen auszutauschen. Einfluss auf die Medienwahl hatte auch ein normativer Aspekt, da von allen Teammitgliedern die Social Media Plattform Facebook aktiv genutzt, als auch als sinnvoll erachtet worden ist.

Dropbox

Bei der Dropbox handelt es sich um ein Netzwerk-Dateisystem für die Synchronisation von Dateien. Durch den Netzwerk-Charakter können Daten zwischen verschiedenen Benutzern bereitgestellt und gleichzeitig bearbeitet werden. Die Datensicherung über ein Online-System ermöglicht es, dass sämtliche Dokumente in einer Gruppe gespeichert werden und nicht individuell verteilt aund aufbewahrt werden müssen. Hier steht vorallem die normative Medienwahl im Vordergrund, weil die Anforderungen der digitalen Speicherung von Dokumenten hier am besten befriedigt werden.

Die Methode, die nicht über CvK hinausläuft, für uns aber auch einen wichtigen Bestandteil der internen Kommunikation ausmacht, ist das Briefing. Das Briefing hat den Vorteil, dass der Wert an Informationen deutlicher vermittelt werden kann. Die Face-to-Face Kommunikation ermöglicht es durch Sinnesmodalitäten Absichten und Ausdrücke deuticher zu kommunizieren. Hier wird auch besonders der Unterschied zwischen synchroner – und asynchroner Kommunikation deutlich. Während die Internetdienste Facebook und Dropbox über asynchronen Kommunikation beschrieben werden können, weil hier einer zeitversetzte Kommunikation der Informationen stattfindet, handelt es sich bei einer Face-to-Face Situation, wie dem Briefing, um synchrone Kommunikation.

Allerdings sollte an dieser Stelle diskutiert werden, ob die synchrone Kommunikation hier tatsächlich Bestandteil der Untersuchung ist, weil es sich in meinen Augen nicht um den Punkt der digitalen Kommunikation im Projektmanagement handelt, sondern um eine Situation, die außerhalb der digitalen Welt erlebt wird. Für Kommentare und Beiträge diesbezüglich wäre ich durchaus aufgeschlossen und würde mich hier für den Diskurs öffnen.

Externe Kommunikation

Der letzte Diskussionspunkt bringt auch eine direkte Überleitung zur externen Kommunikation. Die Kommunikation mit unserem Auftraggeber, der TU Ilmenau, basiert im wesentlichen auf zwei Kommunikationsknoten. Vorangestellt ist auch hier das Briefing, dass in der Regel alle zwei bis drei Wochen stattfinden soll, bzw. nach Bedarf vereinbart wird. Auch hier schließt sich die selbe Diskssion an, ob es sich bei dieser Form der synchronen Kommunikation um eine Art der digitalen Kommunikation handelt. Auch hier findet der Austausch in einer Face-to-Face Situation statt. Die Übermittlung von Informationen und Status-Updates findet hier ihre effektivste Form, weil auch Probleme und eventuelle Nachfragen sofort besprochen werden können, ohne das der Austausch über asynchrone Medien erfolgen müsste.

E-Mail

Die wohl älteste und bekannteste Form der digitalen Kommunikationsübertragung stellt die elektronische Post, auch beknnt als E-Mail, dar. Auf der Ebene der CvK ist die E-Mail das Medium, dass gebraucht wird, um mit den Projektauftraggebern zu kommunizieren. Hier wird eine ähnliche Aufgabe erfüllt, wie sie Facebook bei der internen Kommunikation einnimmt. Die Kommunikation über E-Mail ist für die Vereinbarung von Terminen angedacht. Diese Form der asynchronen Kommunikation ist für uns insofern als verständlich anzusehen, weil wir mit einem klassischen Medium auch eher mit Personen reiferen Alters kommunizieren können. Das heißt die Alterskomponente und die Etabliertheit des Mediums sind für uns von entscheidene Bedeutung, weshlab wir dieses Medium ausgesucht haben. Dabei wird auch deutlich, dass es sich bei dieser Medienwahl um interpersonale Faktoren handelt, weil die E-Mail die Schnittstelle zwischen den Projektauftraggebern und uns, also den Bearbeitern des Projekts, darstellt. Deshlab war die Einigung für uns auch selbstverständlich, weil sich der Verkehr über E-Mails am besten regeln lässt.

Diskussion: An dieser Stelle wäre es natürlich interessant zu lesen, wie andere Grupen mit internen und externen Anspruchsgruppen kommunizieren. Wie läuft diese Kommunikation bei euch ab und vor allem, welche digitalen Medien / Plattformen verwendet ihr dabei, um den Austausch von Daten und Informationen zu steuern. Ich bin auf eure Meinungen gespannt und bereit mit euch darüber in den Dialog zu gehen.