Interne IT-Infrastruktur vs. Externe Dienstleister

Nachdem interne und externe Kommunikation jetzt tiefergehend behandelt wurden, was Ziel meines Neujahrsblogeintrages war, kommt es nun nochmal zum Vergleich beider Kommunikationswege der etwas anderen Art. Es wird noch eine weitere Nutzwertanalyse geben, allerdings nicht wie beim ersten mal, wo die internen Kommunikationsmittel verglichen worden sind, sondern ich wähle jeweils ein spezielles Instrument heraus, dass auf seinen Nutzen geprüft werden soll. Die Idee die dahinter steht, entsprang einem Gespräch mit Herrn Kreuzberger, der aufgrund der sicherheitstechnischen Mängel von Facebook mich auf Alternativen ansprach. Die Diskussion mündete schließlich in der Fragestellung, die hier als Überschrift zu lesen ist.


Relevanz: Wenn man die internen Kommunikationsstrukturen genauer betrachtet und hinterfragt, dann muss man sich die Frage stellen, auf welche Art und Weise die gewählten Instrumente auch für das optimale und effizienteste Ergebnis sorgen. Die Frage die dahintersteht lautet, ob die Werkzeuge Dropbox und Facebook-Gruppen in der Form, so wir wie sie verwenden, den internen Kommunikationsstandards entsprechen, oder ob eine andere Art der Informationsteilung angebrachter wäre. Vor diesem Hintergrund stellen sich eine Reihe von Unterfragen, die im laufe des Blog-Eintrags geklärt werden sollen. Dabei sollen sowohl adäquate Alternativen im Rahmen einer Nutzwertanaylse vorgestellt werden, als auch mögliche Kriterien, wann ein Einsatz anderer Kommunikationsstrukturen als sinnvoll zu erachten ist.

Die Kernfrage: Sollte im Rahmen des Projektmanagements auf eine interne IT-Infrastruktur oder auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden?

Bei einer genaueren Betrachtung der Kommunikationsstrukturen (Link: Aufbau) kann man feststellen, dass jedes verwendete Tool eine oder mehrere Aufgaben der internen Kommunikation übernimmt. 

Durch die interne Kommunikation wird zum einen die organisatorische Ebene, was z.B. die Terminfindung an geht, bearbeitet. Die Frage wäre dabei, ob sich andere Instrumente, wie in dem Fall doodle besser eignen würde, eine Plattform, die extra darauf ausgerichtet ist, für größere Gruppen eine spezifizierte Umfrage zu erstellen.

Oder die Einteilung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams, die zwar im Projekthandbuch festgehalten wird, aber genauso gut über Wikis, Tabellen oder andere Instrumente festgehalten werden könnte. Hier findet sich auch eine Schnittstelle zur inhaltlichen Ebene wieder. So können Datenelemente zwar auf die Plattform Dropbox hochgeladen und bearbeitet werden (zwar nur ein Datenelement von einer einzelnen Person), doch können hier auch Mängel des Datenschutzes entstehen, die die Daten zum Freiwild für Hacker werden lassen können.

Über allem steht dann die Frage, ob gewisse Plattformen diesen Nutzen erfüllen, um interne Kommunikation auch intern zu halten. Denn eigene Netzwerke erhöhen damit nicht nur die Sicherheit, sondern bieten dann auch den individuellen Spielraum mehrere Funktionsstandards zu erfüllen.

Auf der anderen Seite können die gewählten Plattformen (Dropbox und Facebook-Gruppen) auch den gesamten Mehrwert für das Projektmanagement darstellen. Die einzelnen Tools (z.B. für Facebook: Kurznachrichtenmitteilung, Terminvereinbarung etc.) können mit den jeweils speziell ausgerichteten Gadgets (z.B. Skype, doodle oder ICQ) nicht mithalten, haben aber durch die Menge an Funktionalität den größeren Mehrwert für den Nutzer, die Rezipienten und das Unternehmen. Der Wert der einzelnen Funktionen, vereint in der Plattform Facebook, könnte dann den größeren Mehrwert wiederspiegelen, als die Aufsplittung in mehrere Kommunikationskanäle.

Deshalb sollen sich zwei weitere Plattformen der Nutzwertanalyse unterziehen. Die organisatorische Ebene soll anhand einer doodle-Untersuchung erfolgen. Auf inhaltlicher Ebene, auch wenn es nicht ganz trennscharf zur organisatorischen Ebene ist, soll die Plattform Skype nähergehend betrachtet werden. Auch hier können natürlich organisatorische Elemente wie Terminabsprachen thematisiert werden, doch soll es hierbei um den speziellen Nutzen des Inhaltsaustauschs der synchronen CvK gehen, also den Bereich, der bei uns durch die Facebook-Gruppe ersetzt wird( in dem Fall aber asynchron).

Dadurch gibt es zwei Elemente, die im einzelnen für spezielle Kommunikationswege stehen. Ob sie den Mehrwert der der vorhandenen Kommunikationsstrukturen übertreffen werden, soll in der Nutzwertanalyse gezeigt werden. Für die Nutzwertanalyse wäre es wichtig, dass die selben Kriterien wie bei der ersten Nutzwertanalyse angewendet werden, um die einzelnen Plattformen vergleichen zu können.

Hinweis: Wie bei der ersten Nutzwertanalye möchte ich nochmals daauf hinweisen, dass es sich hierbei nicht um einen Vergleich handelt, welches der Plattformen besser ist, da beide einen grundsätzlich anderen Bereich abdecken. Skype steht für inhaltliche Kommunikation, Doodle wird aus organisatorischer Ebene betrachtet und bewertet.

Lösungsalternativen	GF	Skype		Doodle
Nutzwertkriterien	g	x 1	x 1 * g	x 1	x 1 * g
Einfachheit/ Bedienbarkeit	0,25	8	2	9	2,25
Funktionalität	0,2	6	1,2	9	1,8
Sicherheit	0,25	1	0,25	7	1,75
Anmeldungsmodalitäten	0,1	9	0,9	8	0,8
Preis	0,2	7	1,4	9	1,8
Summe	1		5,8		8,4

Legende:

0 - 3 ; schlechte Einschätzung

4 - 5 ; mittlere Einschätzung

6 – 8 ; gute Einschätzung

9 -10 ; sehr gute Einschätzung

GF: Gewichtungsfaktor (g)

Ergebnisse:

Einfachheit/ Bedienbarkeit: Die Tools, die bei Skype verwendet werden können sind einfach und verständlich. Es bedarf keinen größeren Aufwand, um sich mit den wesentlichen Funktionen von Skype vertraut zu machen und ermöglicht dadurch einfaches arbeiten auf inhaltlicher Ebene. Der Vorteil zu den Facebook-Gruppen besteht ganz klar in der synchronen Individual-und Gruppenkommunikation. Interessant war hier die Bewertung auch bei (Teamwork-Online) zu sehen, die der Einfachheit von Skype lediglich eine 4 gegeben haben, obwohl kaum kritische oder undurchsichtige Faktoren benannt worden sind.
Bei doodle lassen sich unkompliziert Online-Umfragen erstellen und verbreiten. Die Tools sind überschaubar und leicht verständlich.  

Funktionalität: Der primäre Nutzen bei Skype besteht im synchronen Instant-Messaging zwischen zwei Telnehmern. Problematisch wird das ganze, wenn nur einer der beiden Gesprächspartner online ist. Es können in dem Fall zwar Sprachnachrichten hinterlassen werden (Gebührenpflichtig), aber es können keine Nachrichten übermittelt werden, weil diese nicht auf den Skype-Servern gespeichert werden. Doodle bietet den kostenlosen Nutzen an anonyme Online-Umfragen zu erstellen. Aus organisatorischer Sicht gibt es hier bei Terminfragen oder anderen Umfragen schnelle und unkomplizierte Hilfe. Deshalb gibt es auch eine sehr gute Bewertung, da der Funktionsbereich für den doodle steht vollkommen abgedeckt wird.

Sicherheit: Einen Punkt gab es lediglich für den Sicherheitsaspekt bei Skype. Skype, das nach eigenen Aussagen nicht als abhörsicher gelten kann (Evers, 2007), stellt auch aus Unternehmensperspektive keine gute Alternative für interne Kommunikation dar. Als sicherheitstechnisch Fragwürdig gilt vor allem die Peer-to-Peer Technik. Auf einfache Weise kann Skype Löcher in die Firewalls reißen und damit Platz für Trojaner, Viren und andere schädliche Softwareprogramme schaffen. Für den externen Datenverkehr wäre von Skype in jedem Fall abzuraten. Der Mangel an sicherheitstechnischen Aspekten verhindert einen sicheren Datentransfer sowohl bei interner, als auch externer Kommunikation. 
Bei (Teamwork-Online), die sich ebenfalls mit Skype auseinandergesetzt haben (Nutzwertanalyse Skype), schneidet die Sicherheit ebenso gut, bzw. schlecht ab wie Einfachheit (beide jeweils 4 Punkte). Aus meiner Sicht nicht nachzuvollziehen, da es doch eklatante Mängel bei der Sicherheit, aber dennoch ein einfaches Funktionssystem gibt ( Differenz bei mir 7 Punkte!).
 

Auf eine doodle-Umfrage kann nur zugreifen, wer über den entsprechenden Link verfügt. Insofern bleibt der sicherheitstechnische Rahmen überschaubar. Wenn größere Unternehmen auf Nummer sicher gehen wollen und ihre Angelegenheiten über doodle klären wollen, besteht die Möglichkeit über den bezahlten Status Business oder Enterprise zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wie die SSL-Verschlüsselung zu aktivieren.

Anmeldungsmodalitäten: Beide Plattformen stellen keine größeren Hindernisse bei der Anmeldung dar. Die üblichen Verlautbarungen müssen eingegeben und die AGB's akzeptiert werden.

Preis: Die Anmeldung bei Skype ist prinzipiell kostenlos. Es kann über Instant-Messaging gratis telefoniert werden. Kosten würden anfallen, wenn man über Skype in das Festnetz telefonieren möchte (SkypeOut) oder über Skype Festnetzanrufe empfangen möchte (Skypeln). 

Bei doodle können die Online-Umfragen kostenlos erstellt werden. Im Gebührenpflichtigen Bereich Business oder Enterprise können zusätzliche Funktionen wie die SSL-Verschlüsselung, Benutzerverwaltung oder die Firmen-URL käuflich erworben werden.

Fazit: Skype ist keineswegs als gleichwertige Alternative zur Facebook-Gruppe zu sehen. Mit einem Wert von 5,8 , der sogar deutlich kleiner ist, als das Ergebnis der Facebook-Gruppe (6,9), ist Skype keine echte Alternative auf inhatlicher Kommunikationsebene. Gründe dafür sind in den sicherheitstechnischen Mängeln und in der nicht ausreichenden Funktionalität zu sehen. Hier macht sich besonders der Punkt der A-/und Synchronität bemerkbar, da die Informationsteilung nur effektiv ist, sofern beide oder alle Kommunikationspartner online sind. Nur dann kann Skype zu einer Alternative werden, wenn über schnelle und digitale Wege ein synchroner Kommunikationsaustausch stattfindet.

Doodle schneidet mit 8,4 Punkten sehr gut ab und verdient sich von allen zu untersuchenden Tools die Bestmarke. Auf organisatorischer Ebene, vor allem was die Terminfindung angeht, sollte man auf doodle nicht verzichten. Der Vorteil hierbei und warum doodle auch sehr gut abgeschnitten hat liegt auch darin begründet, da hier der primäre Nutzen, nämlich das Erstellen von Online-Umfragen einfach und unkompliziert geht.

Diskussion: Zum Schluss sollte man aber doch auch festhalten, dass eine Facebook-Gruppe, die auch eine eingebaute Umfrage besitzt, diesen Organisations-Zweck ebenfalls wie doodle erfüllt. Der Unterschied besteht darin, dass über Facebook-Gruppen mehrere andere Funktionen genutzt werden können (u.a. Nachrichtenmitteilung ). Da es aber bei dieser Social Media Plattform auch Sicherheitslücken gibt, schneidet diese bei einer Nutzwertanalyse nicht so gut ab, wie die reine Betrachtung von doodle. Dennoch bietet Facebook einen klaren Mehrwert, weil die Addition aller Funktionen einzelner Gadgets überwiegt. Und alle wesentlichen Kommunikationsfunktionen auf einige wenige Plattformen zu beschränken bietet auf Dauer auch mehr Überblick, als würde für jedes Puzzle-Teil der Kommunikationsstrategie ein einzelnes Tool verwendet werden. Man könnte die Diskussion auch auf Quantität > Qualität herunterbrechen. Wie seht Ihr das?

Quellen:

Evers, J. (2007). Telefonieren über das Internet: Wie sicher ist Skype wirklich? Abgerufen am 27. Januar von http://www.zdnet.de/magazin/39151472/telefonieren-uebers-internet-wie-sicher-ist-skype-wirklich.htm